Home > Nuttige informatie > Beslissingsstructuur

Krachtlijnen Beslissingsstructuur DiverGENT

Werkdocument

2018 12 17

Inhoud

1 Structuur van ondersteuningsnetwerk DiverGENT 2

1.1 Zorgloket 2

1.2 Stuurgroep 2

1.3 Klankbordgroep (algemene vergadering) 3

1.4 Beheerscomité 3

1.5 Brede gedragenheid beslissingen 4

2 Basisprincipes 4

2.1 Iedereen is mee verantwoordelijk 4

2.2 Personeel ondersteuningsnetwerk 4

2.3 Subsidiariteit 4

2.4 Wie beslist wat? 5

2.4.1 Beslissingen die snel genomen moeten worden en voor een korte termijn een effect hebben op organisatie 5

2.4.2 Beslissingen die slaan op de werking van het lopende schooljaar tot max. 2à3 jaar 6

2.4.3 Beslissingen die een effect hebben op de langere termijn 6

  1. Structuur van ondersteuningsnetwerk DiverGENT

De structuur van het ondersteuningsnetwerk DiverGENT ziet er als volgt uit:

  • Zorgloket
  • Stuurgroep
  • Klankbordgroep
  • Beheerscomité
  1. Zorgloket
  • Het zorgloket ontvangt de aanvragen tot ondersteuning in fasen 2 en 3 en handelt die administratief af.  Het ondersteuningsteam doet de dispatching.
    • Duidelijke dossiers geeft het onmiddellijk door naar de geschikte coördinator/ondersteuner.
    • Andere dossiers worden doorverwezen naar de cel zorgloket binnen de stuurgroep:
      • IAC
      • Dossiers met onduidelijkheden en/of onvolledigheden
      • Zorgwekkende situaties
  • Alle dossiers hoeven niet door x aantal mensen gelezen te worden. Twee is voldoende.
  1. Stuurgroep
  • De stuurgroep is de draaischijf van de werking en komt frequent samen.
    • Wekelijks, of als de nood afneemt, kan de frequentie verlaagd worden
  • De stuurgroep bestaat uit een afvaardiging van de vier wettelijke partners, de deelnetwerken basisonderwijs en secundair onderwijs.
    • KOV Regio Oost-Vlaanderen
      • 1 vertegenwoordiger
    • CLB
      • 1 vertegenwoordiger
    • Scholen Buitengewoon onderwijs
      • 3 vertegenwoordigers: coördinatoren
    • Scholen gewoon onderwijs
      • Basisonderwijs
        • 1 vertegenwoordiger
      • Secundair onderwijs
        • 1 vertegenwoordiger
  • De stuurgroep werkt binnen het kader van missie en visie.
  • De stuurgroep heeft een cel zorgloket voor leerlingen met ondersteuningsbehoeften in fasen 2 en 3, met volgende taken:
    • overleg rond aanvragen die nog verdere verduidelijking vragen, IAC of zorgwekkende situaties.  De cel zorgloket beslist wat er verder met deze aanmelding gebeurt.
    • Antwoorden op vragen van scholen gewoon onderwijs, ouders en CLB voor lopende casussen.
  • De stuurgroep werkt voorstellen uit i.f.v. de dagelijkse werking.
  • De stuurgroep neemt beslissingen mits akkoord van de nodige partners.
  • De stuurgroep stemt het beleidsmatige niveau en het operationele niveau op elkaar af.
  • De stuurgroep blijft in contact met alle directies buitengewoon.
  1. Klankbordgroep (algemene vergadering)
  • Gezien de vergaderfrequentie van de stuurgroep is een permanente deelname van alle partners en partnerscholen in het ondersteuningsnetwerk niet haalbaar. Toch is het belangrijk dat de smalle stuurgroep en het ruime werkveld formeel in contact blijven met elkaar.
  • De klankbordgroep denkt en bouwt mee aan de ondersteuning in de vier fasen van het zorgcontinuüm.
  • 3x per jaar wordt de stuurgroep verruimd tot een klankbordgroep.
    • Met brede vertegenwoordiging van alle participerende scholen en partners
    • Alle participerende scholen worden af en toe bevraagd om feedback te geven of zaken te nuanceren.
  1. Beheerscomité
  • Het beheerscomité draagt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor
    • missie
    • visie
    • goede werking van het ondersteuningsnetwerk, met aandacht voor alle 4 de fasen in het zorgcontinuüm.
    • contact met andere ondersteuningsnetwerken
    • contact met Katholiek Onderwijs Vlaanderen
  • Het beheerscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de besturen van de 4 wettelijke partners
    • KOV regio Oost-Vlaanderen
      • 1 vertegenwoordiger
    • CLB
      • 1 vertegenwoordiger
    • Schoolbesturen gewoon onderwijs
      • Basisonderwijs
        • 2 vertegenwoordigers
      • Secundair onderwijs
        • 2 vertegenwoordigers
    • Schoolbesturen buitengewoon onderwijs
      • 3 vertegenwoordigers
        • De betrokkenen zorgen dat zowel basis als secundair vertegenwoordigd zijn.
    • Niet-stemgerechtigde deelnemers:
      • Stuurgroep
        • 1 coördinator, die tevens het verslag opmaakt
      • Directies kunnen door het beheerscomité uitgenodigd worden
  • De aanstelling van nieuwe leden verloopt via verkiezing door de schoolbesturen.
  1. Brede gedragenheid beslissingen
  • Het is niet goed dat iemand zowel lid is van het zorgloket, de stuurgroep en het beheerscomité. Dat is niet goed voor de gedragenheid van beslissingen. We streven naar verschillende vertegenwoordigers in verschillende organen.
    • Idealiter is er wel een overlap, tussen de geledingen, maar die blijft beperkt tot hooguit enkele personen.

  1. Basisprincipes
    1. Iedereen is mee verantwoordelijk

Alle geledingen zijn mee verantwoordelijk  voor het goed functioneren van het ondersteuningsnetwerk. Maar wie beslist wat? Er zijn zoveel taken, deeltaken en types beslissingen, dat het moeilijk is een helder criterium te vinden om te bepalen wie wat wanneer mag beslissen. Wat is b.v. zuiver operationeel en wat is beleidsmatig? Die twee lopen soms in elkaar over.

  1. Personeel ondersteuningsnetwerk

Het personeel van het ondersteuningsnetwerk is verbonden aan een school van het buitengewoon onderwijs. Dat betekent dat de directie van de betreffende school voor buitengewoon onderwijs verantwoordelijk is.

Het aanstellen van personeel is tot nader order een materie voor de directies van de scholen buitengewoon onderwijs waaraan de personeelsleden van het ondersteuningsnetwerk verbonden zijn.

Uiteraard kunnen de organen van het ondersteuningsnetwerk suggesties doen of eventueel mee in de selectiecommissie zitten.

Ook andere materies waarvoor de scholen buitengewoon wettelijk bevoegd zijn, blijven onder hun bevoegdheid.

  1. Subsidiariteit

Beslissingen moeten genomen worden op het meest geschikte niveau. In de meeste gevallen is dat het niveau dat het dichtst bij de werkvloer ligt. Om het met een vergelijking te zeggen: de kapitein van een schip moet zich niet bezighouden met de vraag wie de machinekamer onderhoudt en hoe dat gebeurt of hoe het poetsschema van de kajuiten is.  Dat kunnen de betrokken mensen veel beter zelf organiseren. De kapitein staat op de brug en bewaakt de koers van het schip en evalueert het globale functioneren van het schip.

Ook binnen DiverGENT zoeken we naar een werkwijze die toelaat dat beslissingen op het juiste niveau genomen worden.

Als criterium voor de vraag wie wanneer welke beslissing mag/moet nemen, stellen wij het tijdsperspectief voor.

  1. Wie beslist wat?

Dat wordt bepaald door het tijdsperspectief.

  • Hoe snel moet de beslissing genomen worden om een kwalitatieve service te kunnen garanderen?
  • Heeft de beslissing effect op
    • Korte termijn
    • Middellange termijn
    • Lange termijn

Met korte of lange termijn bedoelen we niet dat de beslissing snel genomen moet worden of niet, maar wel of ze voor het ondersteuningsnetwerk een effect heeft op de korte of de lange termijn.

B.v. als het zorgloket niet kan samenkomen op de afgesproken plaats, wordt er best snel beslist waar de vergadering dan wel zal plaats vinden. Maar de snelheid waarmee het moet gebeuren zegt nog niets over de korte of de lange termijn. Als het gebouw waarin het zorgloket samenkomt tijdelijk buiten gebruik is wegens b.v. wateroverlast na een onweer, is het een beslissing met effect op de korte termijn. Als het gebouw b.v. afgebrand is en het zorgloket voor lange tijd verplaatst moet worden, heeft de beslissing effect op de lange termijn.

  1. Beslissingen die snel genomen moeten worden en voor een korte termijn een effect hebben op organisatie
  • B.v. welke ondersteuner vervangt een zieke collega?
  • B.v. wie neemt contact op met een school i.v.m. een klacht over een ondersteuner?
  • Werkwijze:
    • De coördinatoren nemen dit soort beslissingen volledig zelf.
      De verantwoordelijkheid voor dit type beslissingen ligt dan ook bij de coördinatoren.
      De coördinatoren bewaken wel de geest van het decreet: de 4 wettelijke partners moeten ook bij dit soort beslissingen betrokken blijven.
    • De stuurgroep wordt betrokken en neemt de verantwoordelijkheid over
      • als de coördinatoren het oneens zouden zijn
      • als er bij de stuurgroep klachten komen over de beslissingen van de coördinatoren
    • Het beheerscomité wordt betrokken en neemt de verantwoordelijkheid over
      • als klachten zich frequent herhalen, wat mogelijks op een structureel probleem zou kunnen wijzen
      • als een klacht bijzonder ernstig is
  1. Beslissingen die slaan op de werking van het lopende schooljaar tot max. 2à3 jaar

Snelheid kan nodig zijn;  impact beperkt in de tijd tot max 2à 3 jaar

  • B.v. hoe vaak en hoe lang vergadert het coördinatieteam?
  • B.v. aan welke concrete zorgvragen geven het ONW prioriteit, conform de richtlijnen van stuurgroep / beheerscomité / regelgeving?
  • Werkwijze:
    • De coördinatoren bereiden deze beslissingen voor.
    • De stuurgroep neemt de beslissingen en draagt er ook de verantwoordelijkheid voor.
      • De stuurgroep met representanten uit de 4 wettelijke partners neemt kennis van de voorstellen tot beslissing en keurt ze goed of stuurt ze bij.
    • Het beheerscomité wordt betrokken en neemt de verantwoordelijkheid over
      • als de stuurgroep niet tot een besluit kan komen
  1. Beslissingen die een effect hebben op de langere termijn
  • B.v. Locatie van het zorgloket
  • B.v. Missie en visie van DiverGENT
  • Werkwijze:
    • De coördinatoren en de stuurgroep bereiden deze beslissingen voor.
    • Het beheerscomité neemt de beslissingen en draagt er ook de verantwoordelijkheid voor.